Le module permet d’élaborer des stratégies de relance à appliquer aux clients. Chaque fiche client à la possibilité de se voir attribuer une stratégie de relance.

Lors de l’élaboration d’une stratégie, l’équipe commerciale définit les actions correspondant à chaque étape de relance ainsi que l’intervalle d’exécution entre chacune d’elles. Une stratégie peut comporter différents types d’activité :

Le commercial indique le nombre de jours de retard occasionnant le déclenchement de l’action. Il sélectionne ensuite un modèle d’email à associer à ce niveau de relance.

Dans cet exemple, les clients pour lesquels un retard de paiement de cinq jours est constaté recevront un email de rappel-type préalablement rédigé. Les modèles d’email sont créés sous la rubrique « Technique » du module « Configuration ».

À la préparation de la relance téléphonique, il est possible de désigner le commercial qui se chargera de l’appel. Grâce à une fonctionnalité développée par nos équipes, les étapes constituant le workflow des appels peuvent être personnalisées.

Pour relancer les clients retardataires, les commerciaux peuvent choisir d’envoyer une lettre reprenant le contenu d’un rapport préalablement préparé.

La génération du courrier est automatisée grâce à l’outil Redner, développé par Orbeet. Redner facilite la personnalisation d’un template MJML ou HTML. Il peut être associé à différents moteurs de rendu, notamment MJML et Weasyprint, afin de produire des documents au format HTML ou PDF.

En insérant des balises dans le modèle, le contenu de la lettre s’adaptera en fonction du destinataire.

Afin de simplifier le suivi des clients, la fonctionnalité permet de définir des marqueurs de relance. L’équipe commerciale associe à chacune des étapes de la stratégie un marqueur qui sera reporté sur les fiches clients grâce à un mécanisme de propagation automatique. Sur la fiche client, le commercial indique si ce client est à inclure dans le processus de relance.

À la consultation d’une fiche client, le commercial repère aisément le marqueur indiquant le niveau de relance correspondant à sa situation (s’il a plusieurs factures en retard, c’est le niveau le plus haut qui est pris en compte). Le niveau de relance lié à une facture est recalculé automatiquement lorsqu’un règlement est effectué.

Dans la solution Odoo actuelle, le déclenchement du processus de relance s’effectue de deux façons : automatiquement ou manuellement. Dans le cas d’une exécution manuelle, le commercial sélectionne la stratégie ainsi que l’action à déclencher, puis saisit la date de la relance. Une liste contenant tous les clients concernés par ce niveau de relance se génère automatiquement. Le commercial a la possibilité d’ajouter ou de supprimer des clients à relancer avant de lancer le processus. Un onglet du wizard de lancement du processus indique les clients n’ayant pas d’adresse mail renseignée.

Il est possible de visualiser une liste des différentes relances effectuées. Pour chacune d’entre elles, le commercial peut consulter la liste intégrale des clients relancés ainsi que les courriers et emails envoyés.

Les lots de relance sont découpés par lots de 100 clients pour permettre une meilleure performance d’Odoo.