L’institution Alliance Française de Paris Ile-de-France propose des cours de langue et de culture française à plus de 8 000 étudiants par an. Elle compte plus de 800 établissements répartis dans 133 pays. L’AFP forme à la fois des étudiants et des futurs professeurs de français.

Pour les centres de formation, la gestion de nombreuses inscriptions est parfois difficile et les outils bien souvent, inadaptés. Les différents services perdent du temps à effectuer des tâches manuellement et à rechercher les informations.

Afin de faire face à la croissance d’activité, il était urgent pour l’AFP de centraliser les informations de son système et d’automatiser ses processus d’inscription.

Le responsable informatique de l’AFP souhaitait ainsi remplacer le site web vieillissant par un site e-commerce multilingue et responsive. L’objectif premier était de faciliter l’inscription des apprenants aux formations et aux événements culturels. Par ailleurs, les administrateurs du site devaient pouvoir assurer par eux-mêmes la gestion des achats, des ventes et du budget.

Le système informatique de l’AFP est basé sur le logiciel de gestion Aurion, outil communément utilisé par les centres de formation. Aurion centralise l’ensemble des formations proposées par l’AFP et ne pouvait donc être remplacé. Il fallait trouver une solution pour connecter le nouveau site e-commerce à Aurion.

Le projet a abouti à la création d’une solution unique basée sur l’outil de gestion (ERP) Odoo. Une part importante de l’effort a consisté à revoir complètement l’architecture du site et les parcours de navigation (UX design). Le site a été réalisé sur Odoo E-commerce à partir des maquettes graphiques élaborées. Les pages du site s’affichent rapidement et s’adaptent aux différentes tailles d’écran. Le client a été consulté à chaque étape du projet pour que l’outil corresponde aux attentes.

L’outil d’interconnexion Xbus a été introduit entre le site web et Aurion. Le catalogue des formations affiché sur le site est donc alimenté par Aurion. Les événements culturels et les articles scolaires sont préparés dans l’espace d’administration du site e-commerce. Le site a été intégré avec une solution de paiement en ligne pour faciliter le règlement des inscriptions et des commandes.

Le site dispose d’un espace membre permettant aux adhérents d’accéder à du contenu supplémentaire. L’interface du site web est disponible en français, anglais et espagnol pour faciliter la compréhension du plus grand nombre.

L’espace d’administration du site contient diverses fonctionnalités de gestion. L’AFP engage les démarches commerciales avec les internautes grâce à un module de CRM. Une fonctionnalité de gestion des achats facilite les commandes de produits et services auprès de différents fournisseurs. Un workflow de validation permet de contrôler les commandes fournisseurs préparées. L’introduction de la gestion budgétaire dans l’outil permet à l’AFP d’attribuer un budget annuel à chaque service et d’en suivre la consommation. L’espace d’administration du site simplifie la gestion des ventes ainsi que la facturation client. L’outil intègre la comptabilité générale et analytique pour faciliter l’analyse de la rentabilité de chaque activité.

L’organisme de formation nous confie également l’infogérance de la solution. Nous fournissons et infogérons une plate-forme cloud privée hébergée sur les serveurs de l’AFP. L’institution héberge de façon autonome et indépendante ses outils sur ses propres serveurs. La plate-forme cloud repose sur une infrastructure de conteneurs gérée avec Kubernetes (K8s). K8s est une solution qui facilite la gestion d’applications conteneurisées en automatisant le déploiement et la mise à l’échelle (scalabilité). La plate-forme est résiliente et entièrement automatisée au niveau de la supervision, des sauvegardes et des déploiements de mises à jour.