Un dossier complet par transaction

Nos équipes ont intégré dans Odoo des dossiers d’affaire afin de faciliter le suivi des dépenses et des gains générés par chaque transaction. Chaque dossier centralise le montant des achats et des ventes réalisés dans le cadre de la transaction. Un même dossier peut contenir plusieurs commandes d’un même client ainsi que plusieurs commandes fournisseurs.

Le dossier d’affaire permet à l’équipe commerciale de visualiser la marge réalisée pour chaque transaction et donne accès à la balance pouvant être actualisée en temps réel. Initialement conçus pour la commercialisation d’abonnements dans Odoo, les dossiers d’affaire ont été étendus à toutes les activités professionnelles. Les dossiers peuvent être utilisés quel que soit le type de produits ou de services commercialisés.

Gestion de différents types de fournisseur

Pour les achats, la solution actuelle permet aux entreprises de faire aussi bien appel à des partenaires en interne qu’à des fournisseurs externes. Pour chaque plan d’achat, la personne chargée de l’approvisionnement spécifie le type de fournisseur auprès duquel passer la commande. Trois types de fournisseur sont disponibles dans la fonctionnalité actuelle :

• Inter : dédié aux achats réalisés au sein de la société,
• Intra : concerne les achats effectués auprès d’une entité partenaire rattachée à l’entreprise,
• Externe : pour une commande passée auprès d’un fournisseur externe à l’entreprise.

La personne chargée de l’approvisionnement saisit le montant estimé pour chaque commande d’achat en attendant le prix proposé par le fournisseur dans le bon de commande.

Cette classification des fournisseurs facilite grandement la gestion de l’approvisionnement. En outre, en fonction du type de fournisseur sélectionné dans le cadre d’une affaire, une demande d’achat ainsi qu’un dossier secondaire peuvent être automatiquement générés.

Génération de dossiers secondaires

La fonctionnalité intègre des dossiers d’affaire secondaires dédiés au suivi des commandes fournisseurs qui impliquent les partenaires de l’entreprise. Dans la solution mise en œuvre, un dossier secondaire est généré automatiquement lors d’un approvisionnement auprès d’un fournisseur partenaire (de type « intra »). Le dossier secondaire contient la liste des achats effectués auprès de l’entité partenaire dans le cadre d’une affaire commerciale. Une même affaire peut comporter plusieurs dossiers secondaires dans le cas où l’entreprise fait appel à différents fournisseurs internes. Les partenaires de l’entreprise disposent d’un espace sur l’instance Odoo leur permettant d’accéder aux commandes qui les concernent. Les commandes d’approvisionnement peuvent ainsi être traitées dans les meilleurs délais.

Un suivi précis des matières transportées

Le module permet également aux entreprises de surveiller le transport des marchandises. Les fournisseurs partenaires qui ont accès à l’ERP renseignent les différentes informations relatives aux marchandises. Les partenaires spécifient également le statut de l’expédition de la commande d’achat reçue (« Transport à organiser », « Transport pris en compte », « Transport finalisé »). Les informations sur le transport sont répertoriées sur le dossier d’affaire principal et sur le secondaire. Ainsi, l’entreprise émettrice de la demande d’achat suit avec précision les étapes de l’expédition.

Génération de dossiers comptables

Des dossiers comptables qui centralisent les différents types de flux (débiteurs et créditeurs) occasionnés par les affaires sont également générés dans l’ERP. À la conclusion d’une vente, un dossier comptable se crée automatiquement. Chaque dossier comptable est alimenté de façon automatique lorsque des pièces sont extournées (l’extourne consiste à revenir sur une opération comptable en inversant le sens du flux précédemment enregistré). L’extourne de certaines pièces comptables peut être pratiquée lors de la clôture d’un exercice comptable afin de s’assurer que la transaction ne soit pas comptabilisée dans l’exercice suivant. Grâce à ce type de dossier, le service comptable peut visualiser tous les flux générés par une même transaction.