Gestion des investissements CAPEX/OPEX

Les entreprises doivent gérer deux types de dépense, à savoir, les OPEX (les dépenses d’exploitation) et les CAPEX (les investissements durables). Les OPEX constituent les dépenses d’exploitation indispensables au fonctionnement d’une entreprise. Les CAPEX sont des investissements sur le long terme. Par exemple, pour un aéroport, le goudronnage des pistes constitue une OPEX car il s’agit d’un coût d’entretien nécessaire. En revanche, la construction d’une piste supplémentaire en vue d’accroître le nombre de décollages et ainsi engendrer des retombées économiques s’apparente à un CAPEX.

Afin de maîtriser les dépenses, chaque projet à entreprendre doit faire l’objet d’une modélisation financière. Face à ce besoin, nos équipes ont mis en œuvre un outil complet de pilotage budgétaire facilitant la gestion des CAPEX même pour des projets pluriannuels.

Définition des projets dans Odoo

L’application développée permet de définir des projets pouvant être divisés en plusieurs sous-projets. Afin d’assister l’entreprise dans la planification de ses dépenses sur le long terme, l’outil prend en charge les projets pluriannuels. Ainsi, tous les investissements durables (CAPEX) peuvent être gérés dans l’application.

La fiche dédiée à un projet indique notamment son sujet, son ampleur (« Small », « Medium » ou « Large »), son type ainsi que le nom de la personne qui en a la charge. Les différentes étapes structurant le projet sont définies dans l’ERP Open Source. Pour chaque projet, il est possible d’indiquer la date de début ainsi que le nombre de mois à consacrer à chacune des étapes. La date de fin du projet est automatiquement calculée en fonction de ces éléments.

L’outil permet de fixer une durée maximale de 10 ans par projet. Pour les projets d’une durée supérieure, une option permet de les considérer comme récurrents et d’indiquer le nombre d’occurrences. Des fiches dédiées à la prolongation du projet seront automatiquement générées dans l’outil.

Un pilotage budgétaire par projet

L’application offre un pilotage budgétaire avancé pour chacun des projets. L’outil assiste l’entreprise dans la définition et le suivi du budget à consacrer à chaque projet et sous-projet. La planification et la supervision des différents investissements (CAPEX et OPEX) à entreprendre en sont grandement simplifiées.

La fiche projet contient toutes les informations financières utiles au suivi du budget. La personne en charge du projet renseigne le montant du budget initialement validé pour sa réalisation. L’application permet d’indiquer les montants annuels à consacrer à chaque sous-projet. Pour chacun des sous-projets, le montant annuel inscrit peut être automatiquement réparti de façon équitable sur chaque mois. L’application réalise les calculs de façon instantanée en tenant compte des dates de début et de fin du projet.

Dans le cas où le budget dédié au projet vient à changer, l’outil permet d’actualiser son montant. Toutes les modifications apportées au montant du budget sont listées sur la fiche du projet.

Identification des différents impacts du projet

La réalisation d’un projet implique des changements au niveau financier. Tout investissement durable (CAPEX) engendre à la fois de nouvelles dépenses d’exploitation (OPEX) et des revenus. Pour chaque projet, l’outil permet d’indiquer l’impact au niveau des OPEX afin d’anticiper les dépenses supplémentaires. L’application de pilotage budgétaire permet également de renseigner les différents impacts sur les revenus.

Dans le cas où des organismes tiers participent au financement du projet, il est possible de les mentionner dans l’outil.

Suivi de l’avancement des projets

L’outil développé facilite le suivi mensuel de l’avancement des réalisations. Sur la fiche du projet, un tableau listant les différents mois se génère automatiquement en fonction de la durée définie pour le projet. Chaque mois, il est possible d’indiquer le montant des dépenses cumulées par sous-projet. Grâce à un mécanisme de propagation, le montant saisi est reporté sur les mois suivants.

Les mois pour lesquels le mécanisme de propagation s’est appliqué apparaissent en orange. À l’inverse, les mois dont le montant a été actualisé manuellement figurent en vert. Ainsi, la personne en charge du projet visualise aisément la progression mensuelle de chaque sous-projet. Ce suivi mensuel conférant une visibilité sur le long terme est particulièrement pratique pour les projets qui s’étendent sur plusieurs années tels que les investissements durables (CAPEX).