Contrôle systématique des achats

Mme Dia, chef du service comptable de la société Bonjour IT, constate le besoin d’une nouvelle imprimante pour son équipe. Elle va donc effectuer une commande en choisissant le même modèle que celui dont dispose déjà le service.

Cette commande sera soumise à l’approbation du service achats. En effet, le module développé par Orbeet dans Odoo Achat permet aux entreprises ou organismes de créer des groupes de validateurs. Il est possible de mettre en place un workflow de validation systématique via lequel un groupe de collaborateurs contrôlera tout achat réalisé par les employés dont il a la charge. Ce workflow est typiquement mis en œuvre lorsqu’un collaborateur qui n’est pas habilité à valider les achats effectue une commande dans Odoo Achat.

L’intérêt de pouvoir ajouter plusieurs collaborateurs au groupe de validateurs est que, dans le cas où l’un des membres du groupe est absent, un autre membre du groupe peut prendre en charge la validation.

Vérification des achats au montant élevé

M. Durand, responsable achats de la société Bonjour IT, constate la nécessité de remplacer les sièges de bureau des employés de son service. Étant donné le nombre de collaborateurs concerné et le prix d’un siège, le montant total s’élève à plus de 5000 euros.

Or le workflow de validation mis en œuvre par Bonjour IT dans Odoo Achat prévoit qu’au-delà de 5000 euros, tout achat doit être validé par la direction générale de la société, soit par le Président-Directeur Général Alain Marcel ou par le Directeur Général adjoint Jean Fontaine.

Cumul des deux niveaux de validation

Les deux niveaux de validation peuvent être cumulés pour un même collaborateur. Prenons l’exemple de Paul Dupont, chargé de marketing direct. Ses achats seront en premier lieu contrôlés par le service des achats puis, si leur montant excède 5000 euros, par la direction générale.

À noter que le module permet de renseigner sur la fiche de chaque employé le ou les groupes de validation chargés de vérifier les commandes d’achat qu’il prépare.

Ainsi, lorsque l’employé tente de passer commande, il voit s’afficher un message lui indiquant qu’il n’est pas autorisé à le faire. La commande d’achat est alors vérifiée par le premier niveau de validation puis, le cas échéant, par le second niveau. Lorsque la commande est validée par un membre du second groupe, elle devient effective et son statut passe à l’état de « Commande fournisseur ».