La solution de gestion de documents Alfresco

Alfresco est une plate-forme collaborative dans le cloud qui facilite la gestion des documents par les différents services d’une entreprise. Cette solution dispose d’une grande capacité de stockage et intègre une fonctionnalité de recherche avancée. Alfresco rend compte des différentes modifications apportées à un même fichier (versioning) afin de faciliter le travail en équipe.

Dans le cadre d’un projet, nos équipes ont mis en œuvre l’ERP Odoo pour faciliter la gestion des ressources humaines et Alfresco pour prendre en charge le stockage des contrats de travail. L’utilisation d’une solution externe pour le stockage des documents s’explique notamment par des questions de performance.

Gestion des offres d’emploi et des candidatures

Nos équipes ont interfacé l’instance Odoo avec Alfresco grâce au connecteur Alfodoo et avec le site web de l’entreprise au moyen de Xbus. Ainsi, les différentes applications peuvent s’échanger des données. Le service en charge des ressources humaines prépare dans Odoo les offres d’emploi, qui sont ensuite publiées sur le site web. Les informations liées aux candidats qui postulent aux offres d’emploi via le site internet sont transmises à Odoo. Le service RH sélectionne les candidats à retenir avant de préparer les entretiens.

Génération automatique des contrats

Le service en charge du recrutement prépare ensuite un contrat dans Odoo pour le candidat retenu. Dans la solution mise en œuvre, le contrat est généré automatiquement à partir des informations de la fiche de poste et des données renseignées par le candidat sur le site web. Le contrat est ensuite transmis à Alfresco, qui prend en charge son stockage. Il reste néanmoins consultable depuis Odoo. Grâce au flux bidirectionnel établi par Alfodoo, toute modification apportée au contrat stocké dans Alfresco (par exemple sa signature ou la prolongation de son effectivité) apparaît instantanément dans Odoo et vice versa. Dans la solution actuelle, la modification d’un fichier stocké dans Alfresco engendre l’envoi d’une notification à Odoo.