Notion de ventilation comptable

Dans le cadre d’une comptabilité analytique, on utilise la ventilation pour répartir a posteriori le montant d’une écriture sur plusieurs écritures. L’objectif peut être de faire apparaître le fait qu’elle s’étale sur différentes périodes comptables ou qu’elle couvre divers codes d’une dimension analytique.

La ventilation permet de ne définir qu’a posteriori la façon dont répartir certains coûts relevant de plusieurs services. Par exemple, on peut constater à la fin de l’exercice comptable que 30% des frais de publicité ont été consommés par tel service, 20% par tel service et 50% par tel autre. Recourir à la ventilation simplifie la pratique de la comptabilité analytique car le service comptable n’est pas obligé de déterminer dès la saisie comptable le pourcentage de répartition des coûts partagés.

Nos équipes ont développé un module pour permettre au service comptable de procéder à la ventilation des écritures dans Odoo. Grâce à cette fonctionnalité, il est possible de fractionner le montant d’une écriture comptable, notamment pour le répartir sur diverses écritures dotées de dates d’échéance différentes.

Ventilation d’une écriture comptable

La fonctionnalité permet de procéder à la ventilation lors de la consultation d’un compte comptable. Le service comptable peut sélectionner les écritures à ventiler depuis un compte. Tout comme dans le cas d’un transfert de compte, seules les écritures comptables non lettrées peuvent être ventilées.

Répartition du montant de l'écriture comptable

Le service comptable sélectionne le journal qui enregistrera les écritures comptables créées à la suite de la ventilation. Il définit ensuite la date d’échéance de la première écriture comptable, le nombre d’écritures sur lesquelles répartir le montant et l’intervalle entre chacune d’elles.

Dans cet exemple, le montant de l’écriture comptable ventilée sera réparti sur deux écritures. La date d’échéance de la première est fixée au 19 juin 2021. La seconde arrivera à échéance un mois après.

Calcul automatique des montants et de la date d’échéance

Le service comptable a la possibilité de prévisualiser les nouvelles écritures qui seront générées. Le montant associé à chaque nouvelle écriture est calculé de façon automatique. Leur date d’échéance est également calculée automatiquement en fonction de celle indiquée pour la première écriture ainsi que de l’intervalle renseigné.

Il est possible de modifier les montants afin de définir une répartition différente du total de l’écriture comptable à ventiler. Cependant, la somme des écritures à générer doit rester équivalente au montant total de l’écriture comptable d’origine.

Génération des écritures comptables

Le module « annule » l’écriture initiale en générant automatiquement une extourne dans le compte consulté. Odoo crée ensuite autant d’écritures comptables que spécifié lors de la préparation de la ventilation.

Dans l’exemple ci-dessus, trois écritures comptables ont été générées lors de la ventilation : les deux nouvelles, qui se partagent le montant total de l’écriture initiale, ainsi que l’écriture d’extourne. Toutes les nouvelles écritures reprennent les informations relatives aux différents axes analytiques concernés (colonne « Activité », « Produit », « Projet ») ainsi qu’au niveau de relance atteint.