Avec la croissance constante de ses activités, l’AFP rencontrait des difficultés à gérer efficacement un grand volume d’inscriptions. Les processus manuels utilisés jusque-là devenaient lourds, engendrant une perte de temps pour les équipes, et ralentissaient la prise en charge des apprenants. L’ancien site web, vieillissant, ne répondait plus aux attentes des utilisateurs ni aux besoins de l’institution en termes de gestion. L’urgence pour l’AFP était donc de centraliser les informations et d’automatiser ses processus d’inscription afin de mieux gérer l’augmentation du nombre d’étudiants.

L’AFP avait besoin d’une refonte complète de son site web pour le transformer en une plateforme e-commerce multilingue et responsive. L’objectif principal était de rendre l’inscription aux cours et événements culturels plus fluide et accessible. Le site devait également permettre aux administrateurs de gérer de manière autonome les ventes, les achats et le budget via une interface intuitive. De plus, la nouvelle plateforme devait s’interconnecter avec le système de gestion existant, Aurion, une solution utilisée par de nombreux centres de formation pour centraliser l’offre de cours.

La solution développée repose sur l’ERP Odoo, avec une refonte complète de l’architecture et des parcours utilisateurs (UX design). Le nouveau site, conçu à partir des maquettes validées par l’AFP, s’appuie sur Odoo E-commerce. Le site est optimisé pour des performances rapides et s’adapte parfaitement aux différents formats d’écrans (mobile, tablette, desktop), garantissant une expérience utilisateur optimale.

Nous avons mis en place l’outil d’interconnexion Xbus pour assurer la communication fluide entre le nouveau site et Aurion. Les informations sur les cours et formations sont automatiquement synchronisées entre les deux systèmes, tandis que les événements culturels et les produits dérivés sont gérés directement depuis l’espace d’administration du site e-commerce. Une solution de paiement en ligne a également été intégrée, facilitant les inscriptions et les transactions.

Le site propose un espace membre pour les apprenants, leur offrant un accès à des contenus supplémentaires. L’interface est disponible en trois langues (français, anglais, espagnol) afin d’assurer une large accessibilité. Dans l’espace d’administration, les équipes de l’AFP disposent de fonctionnalités avancées pour la gestion des ventes et des achats. Un module CRM leur permet de suivre les démarches commerciales, et un workflow de validation des commandes fournisseurs a été mis en place pour une gestion simplifiée des approvisionnements.

De plus, la gestion budgétaire intégrée permet de suivre en temps réel l’attribution et la consommation des budgets par service. L’outil inclut également la gestion complète de la facturation et de la comptabilité, facilitant ainsi l’analyse de la rentabilité des différentes activités.

Enfin, nous avons pris en charge l’infogérance de la solution en mettant à disposition une plateforme cloud privée, hébergée sur les serveurs de l’AFP. Cette infrastructure, basée sur des conteneurs gérés avec Kubernetes (K8s), offre une résilience et une automatisation complète des processus de supervision, de sauvegarde et de mise à jour. L’infrastructure cloud est entièrement indépendante, assurant une grande flexibilité et autonomie pour l’AFP.