Hopscotch Groupe, pionnier dans le domaine de la communication, regroupe plus de 800 collaborateurs spécialisés dans les relations publiques, le digital, l'événementiel et le brand content. Avec un portefeuille d'agences telles que Heaven, Sagarmatha et Le Public Système PR, le groupe gérait auparavant un ERP obsolète, incapable de répondre aux défis d'un environnement de plus en plus exigeant. Face à la nécessité d’améliorer la flexibilité et l'automatisation de ses processus, Hopscotch Groupe a opté pour la mise en place d'un ERP moderne, plus adapté à ses besoins en constante évolution.

Problématique

Avant l’implémentation d’Odoo, Hopscotch se trouvait confronté à des processus fragmentés, gérés de manière indépendante par chaque branche du groupe. L’un des principaux défis était d'unifier ces processus tout en permettant à chaque agence et département de maintenir son autonomie. Le groupe avait besoin d’un ERP flexible, capable d’intégrer les spécificités de chaque métier (relations publiques, communication digitale, événementiel) tout en centralisant l’information pour une gestion plus cohérente.

Besoins

Hopscotch recherchait une solution ERP capable de :

• Centraliser et automatiser les processus de gestion tout en conservant la flexibilité nécessaire pour chaque agence.
• Intégrer des modules spécifiques pour chaque fonction (ressources humaines, ventes, achats, opérations) tout en permettant une gestion homogène à l’échelle du groupe.
• Offrir des outils facilitant la collaboration entre les équipes et l’amélioration de la gestion des projets clients.

Solution

Odoo a été déployé pour unifier et automatiser les processus de gestion du groupe. Les modules clés implémentés étaient :

• Ressources humaines : Gestion des employés, des arrivées/départs, des congés, des notes de frais, avec liaison directe à la paye.
• Ventes : Gestion des ventes, facturation et intégration des liens comptables.
• Achats : Gestion des achats avec flux de validations, également intégrés aux processus comptables.
• Opérations : Gestion à 360° des projets clients, de leur création à leur facturation.

Résultats

L’adoption d’Odoo a permis à Hopscotch de constater des améliorations significatives :

• Centralisation des processus : Unification des workflows entre toutes les agences du groupe, garantissant une gestion homogène des projets et des tâches administratives.
• Réduction des délais : Diminution des délais de traitement des commandes et validations grâce à l'automatisation des tâches répétitives comme la génération des bons de commande et la gestion des factures fournisseurs.
• Meilleure réactivité : Les équipes sont devenues plus réactives face aux demandes clients, grâce à la simplification des processus internes et à la disponibilité en temps réel des informations.

Chiffres clés

• 750+ utilisateurs actifs
• 10 000+ projets gérés
• 100 000+ factures traitées

Stratégie de déploiement chez Hopscotch

Le déploiement d'Odoo a débuté par une phase pilote, où une agence du groupe a testé la solution sur un périmètre réduit. Après le succès de cette première phase, le déploiement s’est effectué de manière progressive, par agence et par périmètre fonctionnel. Un système ETL personnalisé a été utilisé pour automatiser la reprise de données, facilitant ainsi le passage d’une agence à l’autre.

Le déploiement s’est étendu sur plusieurs mois, accompagné de sessions de formation dédiées et d'une documentation complète en ligne, permettant aux utilisateurs de s’approprier l'outil rapidement et de manière autonome.

Conclusion

Grâce à l’implémentation d’Odoo, Hopscotch Groupe a réussi à harmoniser ses processus de gestion, améliorant ainsi l'efficacité de ses équipes et la réactivité face aux demandes clients. L’automatisation des tâches administratives a permis un gain de temps significatif, et la flexibilité de la solution ERP a répondu aux besoins spécifiques de chaque agence, tout en renforçant la collaboration interne. Ce projet marque une étape importante dans la transformation digitale du groupe, consolidant ainsi sa position de leader dans le secteur de la communication.